اجمع المستندات ذات الصلة في مكان واحد، واحتفظ بالأصول دون كتابة أو تعديل عليها. عند إعداد نسخ رقمية، تأكد من وضوح جميع الصفحات وعدم اقتطاع الأختام أو التواريخ.
رتب النسخ بحسب التاريخ أو نوع المستند، واستخدم أسماء ملفات وصفية مثل: عقد، مراسلة، إشعار، أو حكم. إذا لم تكن متأكداً من دلالة مستند، أدرجه كما هو بدلاً من استبعاده.
أرفق بالملف ملخصاً يبين ما الذي يثبته كل مستند بحسب فهمك، مع ترك التكييف القانوني للمراجعة المختصة. لا تنشر بيانات الأطراف أو صور الوثائق في مساحة عامة.
قائمة تذكير قبل التواصل
- نسخة واضحة وكاملة من كل مستند
- ترتيب زمني للمراسلات والإشعارات
- قائمة بالمستندات الموجودة والناقصة
- حفظ الأصول في مكان آمن